Ter o controle das despesas condominiais (leia-se despesas ordinárias e extraordinárias) é essencial para que o fluxo de caixa do condomínio esteja em dia e no azul!
Segundo o Código Civil Brasileiro, é dever do síndico elaborar o orçamento anual de receitas e despesas para ano vigente e seguinte, mediante aprovação de assembleia.
Mas, você sabe o que são despesas ordinárias e extraordinárias?
Continue a leitura e confira:
DESPESAS ORDINÁRIAS
- Prêmios de seguros
- Materiais de limpeza
- Telefone de uso coletivo
- Pintura de áreas comuns
- Consumo de água, luz, gás
- Honorários de administradora
- Manutenção dos elevadores, piscinas e jardins
- Salários, encargos trabalhistas e contribuições previdenciárias e sociais de colaboradores
- Conservação e manutenção das instalações e equipamentos hidráulicos, elétricos, mecânicos e de segurança, de uso comum
- Manutenção das instalações e equipamentos de uso comum destinados à prática de esportes e lazer, elevadores, portaria eletrônica e antenas coletivas
DESPESAS EXTRAORDINÁRIAS
- Fundo de obras
- Fundo de reserva
- Pintura de fachada
- Reformas e ampliações do imóvel
- Projetos de paisagismo e decoração
- Indenizações trabalhistas e previdenciárias
- Instalação de novos sistemas de segurança, economia e lazer
- Despesas de decoração e paisagismo nas áreas comuns
As despesas extraordinárias, no entanto, quando decorrentes de obras, podem ser classificadas em outros três tipos:
- Obras necessárias
“As que têm por fim conservar o bem ou evitar que se deteriore”, é a definição do Código Civil. São obras urgentes e indispensáveis para a manutenção do condomínio, como conserto do telhado e reparos elétricos.
- Obras úteis
Obras “que aumentam ou facilitam o uso do bem”, conforme define o Código Civil. Apesar de terem uma utilidade clara, essas obras não são indispensáveis na conservação do condomínio, como a instalação de cobertura na garagem.
- Obras voluptuárias
“As de mero deleite ou recreio, que não aumentam o uso habitual do bem, ainda que o tornem mais agradável ou sejam de elevado valor”, define o Código Civil. São obras que “embelezam” o empreendimento, como a reforma do hall de entrada.
INQUILINO OU PROPRIETÁRIO: QUEM PAGA?
As despesas ordinárias e extraordinárias estão previstas na Lei n° 8.245, que dispõe sobre as locações dos imóveis urbanos e os procedimentos a elas pertinentes.
O inquilino tem a responsabilidade de pagar as despesas ordinárias, ou seja, que tratam sobre o dia a dia dos condôminos, para manutenção e funcionamento da rotina.
Já os proprietários pagam as despesas extraordinárias, que são relativas a mudanças estruturais do empreendimento.
SAIBA MAIS -> A importância do orçamento na gestão de um condomínio
FLUXO DE CAIXA
Mas, por que o controle das despesas ordinárias e extraordinárias é tão importante?
Para que o fluxo de caixa do condomínio não esteja com valores errados e as contas não saiam do controle.
O fluxo é a movimentação de entradas e saídas de valores durante um período. Portanto, é o fluxo de caixa quem controla os valores que o condomínio está gastando em obras e quanto ainda pode gastar.
Confira um exemplo:
Em uma loja, as vendas são a entrada de dinheiro e a saída são as compras de produtos. Durante o mês, existem os gastos administrativos com aluguel, salários, entre outros.
Em um condomínio, acontece o mesmo: as entradas são os pagamentos das despesas ordinárias e extraordinárias efetuados pelos condôminos e as saídas são os pagamentos de salários e contas mensais, por exemplo.
Ao longo dos 30 ou 31 dias do mês, é normal que o caixa do condomínio mude, com aumento ou diminuição de valores. Para manter tudo isso sob controle, existe o fluxo de caixa!
COMO PREPARAR O SEU FLUXO DE CAIXA?
- Frequência
A frequência de atualização do fluxo de caixa é o que torna essa ferramenta mais efetiva, afinal, os valores vão mudando ao longo do mês (lembra que falamos disso?).
Por isso é importante estipular uma frequência de atualização do fluxo de caixa, seja semanal ou quinzenalmente.
- Programação
Existem algumas despesas que acontecem mensalmente, como os gastos com manutenção preventiva e contas, ou anualmente, como o pagamento do 13º salário para funcionários.
O fluxo de caixa ajuda na administração desses pagamentos, também ajustando o orçamento para que o síndico ou a administradora tenham dinheiro disponível para investimentos, ou emergências.
- Período do fluxo de caixa
Na maioria das vezes, o período determinado para o fluxo de caixa é de um mês. Assim, fica mais fácil programar gastos, prever pagamentos e as despesas dos próximos meses.
- Inadimplência
Em todo condomínio existem alguns condôminos que não vão pagar as despesas ordinárias e extraordinárias em dia, certo?
Por isso, ao analisar o fluxo de caixa, também é importante fazer essa projeção dos inadimplentes para que esse dinheiro não faça falta no orçamento. Dessa forma, o condomínio sempre terá o suficiente para manter as contas em dia.
- Análise de relatórios
Você acha que apenas atualizar o fluxo de caixa é suficiente?
Não. Também é essencial analisar cada entrada, cada gasto. Síndicos e administradoras que fizerem essa análise pelo menos uma vez na semana terão muito mais sucesso no controle das contas e não serão cobrados pelos condôminos por qualquer divergência de valores.
Você sabia que as despesas ordinárias e extraordinárias que constam no fluxo de caixa devem ser aprovadas nas assembleias condominiais?
Conheça os principais tipos de quóruns para condomínios e saiba como as votações acontecem para que as despesas ordinárias e extraordinárias sejam aprovadas no seu condomínio.
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