Fluxo de caixa: organizando as despesas ordinárias e extraordinárias

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Ter o controle das despesas condominiais (leia-se despesas ordinárias e extraordinárias) é essencial para que o fluxo de caixa do condomínio esteja em dia e no azul!

Segundo o Código Civil Brasileiro, é dever do síndico elaborar o orçamento anual de receitas e despesas para ano vigente e seguinte, mediante aprovação de assembleia.

Mas, você sabe o que são despesas ordinárias e extraordinárias?

Continue a leitura e confira: 

DESPESAS ORDINÁRIAS

• Prêmios de seguros
• Materiais de limpeza
• Telefone de uso coletivo
• Pintura de áreas comuns
• Consumo de água, luz, gás
• Honorários de administradora
• Manutenção dos elevadores, piscinas e jardins
• Salários, encargos trabalhistas e contribuições previdenciárias e sociais de colaboradores
• Conservação e manutenção das instalações e equipamentos hidráulicos, elétricos, mecânicos e de segurança, de uso comum
• Manutenção das instalações e equipamentos de uso comum destinados à prática de esportes e lazer, elevadores, portaria eletrônica e antenas coletivas

DESPESAS EXTRAORDINÁRIAS

• Fundo de obras
• Fundo de reserva
• Pintura de fachada
• Reformas e ampliações do imóvel
• Projetos de paisagismo e decoração
• Indenizações trabalhistas e previdenciárias
• Instalação de novos sistemas de segurança, economia e lazer
• Despesas de decoração e paisagismo nas áreas comuns

As despesas extraordinárias, no entanto, quando decorrentes de obras, podem ser classificadas em outros três tipos:

• Obras necessárias

“As que têm por fim conservar o bem ou evitar que se deteriore”, é a definição do Código Civil. São obras urgentes e indispensáveis para a manutenção do condomínio, como conserto do telhado e reparos elétricos.

• Obras úteis

Obras “que aumentam ou facilitam o uso do bem”, conforme define o Código Civil. Apesar de terem uma utilidade clara, essas obras não são indispensáveis na conservação do condomínio, como a instalação de cobertura na garagem.

• Obras voluptuárias

“As de mero deleite ou recreio, que não aumentam o uso habitual do bem, ainda que o tornem mais agradável ou sejam de elevado valor”, define o Código Civil. São obras que “embelezam” o empreendimento, como a reforma do hall de entrada. 

INQUILINO OU PROPRIETÁRIO: QUEM PAGA?

As despesas ordinárias e extraordinárias estão previstas na Lei n° 8.245, que dispõe sobre as locações dos imóveis urbanos e os procedimentos a elas pertinentes.

O inquilino tem a responsabilidade de pagar as despesas ordinárias, ou seja, que tratam sobre o dia a dia dos condôminos, para manutenção e funcionamento da rotina.

Já os proprietários pagam as despesas extraordinárias, que são relativas a mudanças estruturais do empreendimento.

SAIBA MAIS -> A importância do orçamento na gestão de um condomínio

FLUXO DE CAIXA

Mas, por que o controle das despesas ordinárias e extraordinárias é tão importante?

Para que o fluxo de caixa do condomínio não esteja com valores errados e as contas não saiam do controle.

O fluxo é a movimentação de entradas e saídas de valores durante um período. Portanto, é o fluxo de caixa quem controla os valores que o condomínio está gastando em obras e quanto ainda pode gastar.

Confira um exemplo: 

Em uma loja, as vendas são a entrada de dinheiro e a saída são as compras de produtos. Durante o mês, existem os gastos administrativos com aluguel, salários, entre outros.

Em um condomínio, acontece o mesmo: as entradas são os pagamentos das despesas ordinárias e extraordinárias efetuados pelos condôminos e as saídas são os pagamentos de salários e contas mensais, por exemplo. 

Ao longo dos 30 ou 31 dias do mês, é normal que o caixa do condomínio mude, com aumento ou diminuição de valores. Para manter tudo isso sob controle, existe o fluxo de caixa!

COMO PREPARAR O SEU FLUXO DE CAIXA?

• Frequência

A frequência de atualização do fluxo de caixa é o que torna essa ferramenta mais efetiva, afinal, os valores vão mudando ao longo do mês (lembra que falamos disso?).

Por isso é importante estipular uma frequência de atualização do fluxo de caixa, seja semanal ou quinzenalmente.

• Programação

Existem algumas despesas que acontecem mensalmente, como os gastos com manutenção preventiva e contas, ou anualmente, como o pagamento do 13º salário para funcionários.

O fluxo de caixa ajuda na administração desses pagamentos, também ajustando o orçamento para que o síndico ou a administradora tenham dinheiro disponível para investimentos, ou emergências.

• Período do fluxo de caixa

Na maioria das vezes, o período determinado para o fluxo de caixa é de um mês. Assim, fica mais fácil programar gastos, prever pagamentos e as despesas dos próximos meses.

• Inadimplência

Em todo condomínio existem alguns condôminos que não vão pagar as despesas ordinárias e extraordinárias em dia, certo?

Por isso, ao analisar o fluxo de caixa, também é importante fazer essa projeção dos inadimplentes para que esse dinheiro não faça falta no orçamento. Dessa forma, o condomínio sempre terá o suficiente para manter as contas em dia.

• Análise de relatórios

Você acha que apenas atualizar o fluxo de caixa é suficiente?

Não. Também é essencial analisar cada entrada, cada gasto. Síndicos e administradoras que fizerem essa análise pelo menos uma vez na semana terão muito mais sucesso no controle das contas e não serão cobrados pelos condôminos por qualquer divergência de valores.

Você sabia que as despesas ordinárias e extraordinárias que constam no fluxo de caixa devem ser aprovadas nas assembleias condominiais?

Conheça os principais tipos de quóruns para condomínios e saiba como as votações acontecem para que as despesas ordinárias e extraordinárias sejam aprovadas no seu condomínio.