5 erros na reunião de condomínio e 8 dicas para torná-la mais atrativa

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Reunião de condomínio vazia não é um bom sinal, mas existem maneiras de torná-la mais atrativa para as pessoas.

2023 chegou e está na hora de alinhar algumas expectativas e objetivos junto aos condôminos. Mas, infelizmente, é muito comum que a reunião de condomínio espante as pessoas, por diferentes motivos.

Como fazer para atrair os moradores a serem mais participativos e presentes nas reuniões? Olha, pode não ser uma tarefa fácil, mas não é impossível! 

Existem alguns erros que você como síndico comete, mesmo sem intenção, que podem ser contornados com algumas dicas. 

Spoiler: nós te daremos várias delas!

Contudo, primeiro precisamos entender os motivos que levam as pessoas a não comparecerem nas assembleias condominiais. 

Vamos lá?

Por que as pessoas não comparecem na reunião de condomínio?

As razões podem ser inúmeras, porém, existem elementos essenciais que fazem as pessoas fugirem no momento em que são comunicadas sobre as assembleias, mesmo as virtuais.

Alguns deles são:

• Brigas e discussões entre vizinhos;
• Demora para chegar no tema principal;
• Falta de organização;
• Horário inapropriado;
• Sem tomada de decisões. 

Sendo assim, começa a ser perceptível as reuniões de condomínio mais vazias, o que não é legal para a gestão, pois esse processo é extremamente fundamental.

A importância da assembleia de condomínio

Como você já deve saber, existem dois tipos de assembleias após a implantação do condomínio:

AGO – Assembleia Geral Ordinárias

Obrigatória uma vez ao ano, no qual são tratados assuntos relacionados às finanças, como: prestação de contas, aprovação da previsão orçamentária, modificações no regime interno e temas mais urgentes.

AGE – Assembleia Geral Extraordinária

Assembleia para tratar de assuntos sem ordem de urgência, para efeitos de melhoria. Pode ser convocada pelo síndico ou pelos próprios condôminos (¼).

Nesse sentido, é importante que as assembleias de condomínio aconteçam para que as regras sejam mantidas, novas ideias sejam implementadas, conflitos sejam resolvidos e decisões tomadas. 

Sabendo da importância da reunião de condomínio e as razões que as fazem não comparecer, é hora de entender se as faltas têm consequências aos condôminos.

O condômino pode faltar na reunião?

Mesmo com as reuniões vazias, o síndico NÃO pode multar os moradores que faltarem nas assembleias, porque isso fere o direito constitucional de ir e vir. 

Nesse sentido, a melhor maneira é entender primeiro onde pode estar acontecendo as falhas.

5 erros na reunião de condomínio

Síndico, confira os principais erros que possam estar acontecendo que fazem os condôminos não participarem das assembleias que você propõe.

Confira abaixo!

1. Reuniões muito extensas

Vamos ser sinceros, reuniões de condomínios por si só são dificilmente tratadas como algo legal, não é? Por isso que, se ela se alongar por horas e horas, a probabilidade do condômino comparecer novamente é menor.

2. Falta de objetividade

Quando não existe uma programação elaborada previamente, a reunião vai para caminhos que não estavam previstos no início. Acontece, muitas vezes, do tema principal ser totalmente esquecido.

3. Interrupções

Permitir que alguns condôminos não te deixem finalizar o assunto, te interrompendo no momento da explicação. 

Lembrou de algum momento assim?

4. Não ter um roteiro

Não ter um roteiro que sirva como guia para a condução da reunião, fazendo com que os assuntos se percam ao longo do caminho.

5. Não avisar com antecedência

Deixar para avisar o dia da reunião com poucos dias de antecedência, não dando tempo das pessoas se programarem.

8 dicas para melhorar as reuniões de condomínios

1. Considerar os fatores climáticos

Parece uma dica boba, mas faz total diferença. Em dias de calor, como acontece no começo do ano, que tal transferir a assembleia para um local aberto? O inverso pode ser aplicado também nos dias de frio.

2. Criar um roteiro de condução

O roteiro de reunião de condomínio serve como um guia que determinará a ordem dos acontecimentos por questões de prioridade. Assim, você manterá o foco nos assuntos que são mais importantes.

Crie tópicos no seu roteiro que sigam a seguinte ordem:

• Introdução;
• Regras;
• Temas a serem abordados no dia;
• Detalhamento das informações;
• Apresentação de propostas;
• Espaço para perguntas;
• Decisões;
• Informações necessárias;
• Finalização.

Você pode considerar o que será viável para cada reunião.

3. Delimitar um bom horário de duração

É fato: quando uma reunião é muito longa, é porque não conseguiu ser objetiva. 

Portanto, é preciso considerar que as pessoas têm suas obrigações pessoais, sendo assim, delimitar as horas que acontecerão as reuniões, é extremamente fundamental para não estourar o tempo.

A duração de uma assembleia pode variar conforme o tema, mas devem ter, preferencialmente, de 1h a 3h de duração.

4. Abrir um espaço para perguntas e dúvidas

As pessoas vão querer falar e, claro, é um direito delas. Contudo, para não atrapalhar o raciocínio, considere já no seu roteiro um espaço destinado a perguntas dos condôminos e o tempo de resposta.

Desse modo, tenha o controle da situação e permita as perguntas de uma pessoa de cada vez.

5. Enviar lembretes da reunião de condomínio

É recomendável que as reuniões sejam marcadas com 10 dias de antecedência. Mesmo assim, é importante enviar lembretes via e-mail e grupos dias antes.

Na mensagem, reforce sempre a importância da presença deles para a tomada de decisões.

6. Utilizar ferramentas que auxiliam no processo

Utilize a tecnologia ao seu favor e aposte em ferramentas para a apresentação, como o PowerPoint, por exemplo. Dessa forma, a reunião fica mais intuitiva e você terá noção em que pé ela está caso se perca.

Outras ferramentas que podem te ajudar são:

• Google Agenda;
• Google Drive;
• Doodle;
• WhatsApp Business.

7. Deixar as pessoas confortáveis

Mesmo que a reunião de condomínio não seja muito longa, oferecer comes e bebes deixa as pessoas mais confortáveis no ambiente. 

É fundamental considerar essa opção, porque existem diversas pessoas que podem sair direto do trabalho para o encontro. Isso demonstra que você pensou neles também.

Além disso, garanta também que haja espaços para que todos participem e ninguém fique desconfortável ao longo da assembleia.

8. Considerar todos os cenários

Quando lidamos com pessoas, é necessário considerar todos os tipos de cenários e estarmos preparados para as mais diversas situações. Sendo assim, treine sua postura para lidar com os ânimos exaltados, principalmente se for tratar de assuntos delicados.

DICAS BÔNUS

Treinar a sua oratória é uma dica que muitos síndicos deixam passar, mas que faz uma grande diferença. Um discurso firme, claro e imponente transmite mais seriedade aos presentes na reunião. Seja cortês, mas sempre lembrando aos condôminos sobre a importância da reunião de condomínio.

E aí, síndico, curtiu essas dicas? Seguindo elas certinho e analisando os seus erros, as chances da sua reunião ser um sucesso serão bem maiores.

Se você gostou do nosso conteúdo, visite nosso blog que está cheio de dicas para a sua gestão condominial ser mais eficiente.

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