Dicas para uma comunicação eficaz

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Sabemos o quanto a administração condominial pode ser complexa. Em alguns casos, administrar condomínios pode até parecer com a administração de microcidades. Neste contexto de grandes desafios, é fácil perceber a importância de uma boa comunicação entre síndicos e moradores.

Porém nem sempre o que é reconhecido como importante é posto em prática de forma eficiente. Para ajudar síndicos a melhorar sua comunicação, compartilhamos algumas dicas muito úteis:

– Estipule regras básicas para a comunicação dos condôminos com síndicos e prazos de resposta. Nos casos em que não seja possível dar uma resposta rápida para um condômino, vale um contato do síndico informando que já está atuando para resolver a situação. E de tempos em tempos, atualizar o condômino sobre o que está sendo feito.

– Escolha qual canal de comunicação será usado para cada tipo de caso. Por exemplo, quais serão utilizados para emergências, e quais serão utilizados nos casos em que, embora importantes, não são urgentes. Uma boa ideia é manter a comunicação por telefone e interfone apenas para emergências, e quadros de avisos, livros de ocorrências, caixas de sugestões e e-mails para casos em que não seja fundamental uma resposta mais rápida.

– Aplicativos como WhatsApp têm se revelado um meio de comunicação cada vez mais utilizado por todos, e pode ser especialmente interessante no caso do síndico precisar fazer com que uma comunicação mais importante e urgente tenha mais chance de chegar nos condôminos. Três bons exemplos são avisos de problemas com falta de água, de energia e paralizações de elevadores repentinas. Porém é aconselhado que se possível o condomínio disponha de um número de celular que possa ser cadastrado nestes aplicativos, evitando assim que o síndico utilize seu número pessoal para esta finalidade.

– É importante também que o síndico ofereça tempo de atendimento presencial, que pode ter horários e dias previamente acordados.

– O síndico também deve sempre que possível compartilhar os esforços de comunicação com porteiros, membros do Conselho e de comissões especiais (como de obras). A responsabilidade final continua sendo do síndico, mas obter ajuda pode facilitar a comunicação.

Temos certeza que se colocadas em prática, estas dicas podem facilitar bastante a comunicação e o dia a dia do condomínio. E você, tem outras dicas para compartilhar?

Fonte: ZANGARI